As quotas tratam-se em Clube → Sócios, sem ir a Finanças: a lista mostra a situação de cada sócio, o botão Pagar regista o que ele paga, e o separador Pagamentos tem as quotas todas e o botão para as lançar.
O ano de quotas
As quotas contam-se por ano de quotas, doze meses que começam em setembro por omissão (setembro a agosto). Se o clube conta o ano de outra forma, muda o mês de início em Finanças → Configuração → Geral, em “Início do ano de quotas dos sócios”.
Lançar as quotas
Antes de registar pagamentos é preciso lançar as quotas: criar, para cada sócio ativo, o valor que ele deve. Faz-se uma vez por ano, no separador Pagamentos, com o botão Lançar quotas.
Escolhe como lançar:
- Quota anual: um valor por sócio para o ano inteiro, ao preço da quota anual do seu tipo. O sócio paga de uma vez ou em partes. É a forma mais comum nos clubes.
- Mês a mês: doze valores por sócio, ao preço da quota mensal. Ao pagar, o sócio escolhe alguns meses ou o ano inteiro.
Um tipo de sócio que só tenha quota mensal fica sempre mês a mês, e um que só tenha quota anual fica sempre anual, seja qual for a escolha. Podes lançar só um tipo de sócio de cada vez. Antes de confirmar, a pré-visualização mostra quem entra e quem fica de fora, e nunca se cria a mesma quota duas vezes.
Ao lançar mês a mês há um interruptor para incluir as quotas em atraso de anos anteriores, útil para quem começa a usar o Adjunto com dívidas antigas por regularizar.
Registar um pagamento
Na lista, clica em Pagar na linha do sócio. Abre-se a situação dele: o que deve, o que está em atraso, o crédito, e os doze meses do ano de quotas.
Cada mês diz o seu estado: um visto quando está pago, o valor quando está por pagar, um traço quando ainda não foi lançado. Marca o que está a ser pago e clica em Registar pagamento: indica o método (numerário, transferência, MB WAY, etc.) e a conta onde o dinheiro entra.
Com a quota anual mais barata do que doze meses, o Adjunto propõe pagar o ano pelo preço anual e diz quanto o sócio poupa. Um sócio que já pagou alguns meses paga só a diferença. E quem tem uma quota anual pode pagá-la em partes: cada pagamento fecha os meses a que chega, por ordem.
Um sócio sem quotas lançadas também pode pagar: nesse caso o botão regista um valor avulso em nome dele.
A ficha do sócio
A ficha tem a mesma grelha do ano, com o histórico completo, o Extrato PDF e o atalho Abrir em Finanças para quem precisa do detalhe.
Dali também se perdoa ou anula o que estiver marcado. Perdoar é o clube abdicar de uma quota devida (um caso social, por exemplo); anular é dizer que ela nunca devia ter existido.
Atrasos e lembretes
- A coluna Quotas da lista diz quem está em dia, quem tem valores por liquidar e quem está em atraso, com o valor e os meses. O filtro Em atraso isola-os.
- Lembrar em atraso envia um email a todos os sócios em atraso, com o número de sócio, os meses em falta e o valor. Na ficha, Lembrar por email faz o mesmo para um sócio só. Sócios sem email ou isentos ficam de fora, e ninguém é avisado duas vezes na mesma semana.
- Com pagamentos online ativos, o email inclui um botão para pagar, e podes enviar um link de pagamento a um sócio.
O separador Pagamentos
É a lista de todas as quotas do clube, com o total por receber, o que está em atraso e o que já foi recebido. Filtra-se por estado e por mês, pesquisa-se por nome, exporta-se para Excel, e é aqui que se lançam as quotas e se lembram os atrasos de uma só vez.
Recibos
Cada pagamento gera um recibo numerado em nome do sócio, ou de quem estiver definido em “Dados para recibos” na ficha.