Em Finanças → Configuração → Automações pões o Adjunto a fazer o trabalho repetitivo. Tudo vem desligado; ligas o que quiseres, quando quiseres.
O que podes automatizar
- Lançar os valores do mês no dia que escolheres: mensalidades, quotas, salários, despesas fixas e prestações de patrocínio. Continuas a poder lançar à mão quando fizer falta;
- Lembrar quem deve, por email, segundo a escada de avisos definida logo abaixo;
- Emitir o recibo a cada recebimento registado, e enviá-lo por email nos pagamentos online.
Como funcionam os lembretes
Os avisos seguem uma escada em relação ao vencimento: antes, no dia, e depois de vencido. Os degraus são configuráveis.
Algumas regras evitam irritar as famílias:
- Um email por pessoa por dia. Um pai com três filhos recebe um email com as três linhas, não três emails;
- O tom acompanha o degrau mais urgente: a lembrar, vence hoje, em atraso;
- Os envios respeitam a janela horária definida, por defeito das 9h às 20h;
- Quem não tem email, não tem dívida ou está isento é ignorado, e cada exclusão fica registada com o motivo no histórico;
- Se o clube tem pagamentos online, o email inclui o botão para pagar; se não tem, não inclui botão nenhum.
Ver antes de ligar
O botão Pré-visualizar simula a automação sem enviar nem gravar nada: mostra que emails sairiam hoje e porquê. Vale a pena usá-lo antes de ativar.
Pausar tudo
O botão de pausa geral suspende todas as automações de uma vez, útil em agosto, e retoma quando quiseres.