Em Finanças → Configuração → Automações pões o Adjunto a fazer o trabalho repetitivo. Tudo vem desligado por defeito; ativas o que quiseres, quando quiseres.
As automações estão a ser disponibilizadas clube a clube. Se não vires o separador, fala connosco e ativamos.
O que podes automatizar
- Gerar as cobranças do mês, no dia que escolheres;
- Lembrar mensalidades de atletas, por email ao encarregado responsável;
- Lembrar quotas de sócios;
- Enviar o recibo após pagamento online.
Como funcionam os lembretes
Os lembretes seguem uma escada em relação ao vencimento: 3 dias antes, no dia, e depois de vencido aos 7, 15 e 30 dias. Os degraus são configuráveis.
Algumas regras evitam irritar as famílias:
- Um email por destinatário por dia. Um pai com três filhos recebe um email com as três linhas, não três emails.
- O tom do email acompanha o degrau mais urgente: a lembrar, vence hoje, em atraso.
- Os envios respeitam a janela horária definida, por defeito das 9h às 20h.
- Quem não tem email, não tem dívida ou está isento é ignorado. Cada exclusão fica registada com o motivo no histórico de envios.
- Se o clube tem pagamentos online, o email inclui o botão para pagar; se não tem, não inclui botão nenhum.
Ver antes de ligar
O botão Ver o que aconteceria simula a automação sem enviar nem gravar nada: mostra que emails sairiam hoje e porquê. Usa-o antes de ativar.
Pausar tudo
O botão de pausa geral suspende todas as automações de uma vez (útil em agosto) e retoma quando quiseres.