O módulo de Finanças (plano Clube) junta num sítio só o que o clube tem a receber, o que tem a pagar e onde está o dinheiro.
As duas ideias
Quase tudo no módulo se explica com esta distinção:
- Um valor é algo que alguém deve: a mensalidade de setembro do João, a fatura do fornecedor, o salário do treinador. Existe antes de haver dinheiro.
- Um pagamento é dinheiro que se moveu: entrou na caixa, saiu do banco, passou de uma conta para outra.
Quando o dinheiro paga um valor, os dois ficam ligados: o valor fica pago e o pagamento aparece na conta. É por isso que o mesmo euro nunca é contado duas vezes, e que o clube consegue responder a “quanto falta receber?” e “quanto tenho em caixa?” sem fazer contas à mão.
As secções
- Resumo: o estado do clube hoje e o mapa da época mês a mês;
- Receber: tudo o que está por receber — mensalidades, quotas, patrocínios;
- Pagar: tudo o que está por pagar — salários, despesas fixas, faturas;
- Contas: o dinheiro que entrou e saiu, conta a conta;
- Pessoas: quem deve, quem tem crédito, os fornecedores;
- Relatórios: o Relatório e Contas da época, em PDF e Excel;
- Configuração: as regras de onde saem os valores.
Receber e Pagar são a mesma lista vista dos dois lados.
Como se trabalha
Três passos, sempre os mesmos:
- Definir as regras uma vez por época, em Configuração: o que cada atleta paga, que contratos existem, que despesas se repetem.
- Lançar os valores do mês a partir dessas regras, num clique ou de forma automática.
- Registar o dinheiro à medida que entra e sai.
Quem tem acesso
- Administrador do clube: tudo;
- Gestor Financeiro: tudo nas finanças, incluindo salários e orçamento;
- Tesoureiro: quotas e mensalidades, consultar e registar pagamentos;
- Administrativo: sócios, quotas, mensalidades e finanças gerais;
- Direção: vê tudo, não altera nada.
Se um destes utilizadores não vê a secção, confirma o plano e a função em Porque não vejo esta secção?
Um princípio importante
O dinheiro das cobranças online entra diretamente na conta bancária do clube, através da Ifthenpay. O Adjunto regista e organiza; nunca toca nos fundos.